Gibt es hier jemanden der schon einmal einen Marathon Organisiert hat?

Hallöchen liebe Leute,

mit meiner Barufsakademie organisieren wir dieses Jahr einen Marathonlauf. Leider sind wir dabei sehr auf uns alleine gestellt und es gibt einige Sachen zu deinen wir einfach keine Antwort finden. Unter euch ist doch bestimmt der ein oder andere, der in diese Hinsicht schon etwas professionellere Erfahrung gesammelt hat.

Wie kommt man denn von der Anzahl der Läufer auf die erwartete Besucherzahl?

Unser Ziel ist es 2.000 Läufer zu finden. Zur Zeit nehmen wir an, dass man Pro Läufer mit ca. 2,5 Besuchern rechnen muss. Das ist aber einfach nur eine Zahl die uns logisch vorgekommen ist. Dann ist die weitere Frage, wie verteilt sich diese Besucherzahl, da wir ein großes Gelände am Start/Ziel haben, jedoch auch ein kleines Programm am Start des Halbmarathons und einige Zwischenstände mit F&B auf der Strecke.

Wie viel Kann man als Standgebühr von einem F&B Stand am Ziel erwarten?

´Da es ein Charity Lauf sein soll heißt es Kosten klein und Einnahmen groß zu halten. Mit wie viel € Standgebühren kann man hierbei denn rechnen? Ist es Sinnvoll oder eher ein No go, dazu noch eine Gewinnbeteiligung zu verlangen?

So das waren jetzt erst mal 2 der Vielen Fragen, die uns schon etwas länger beschäftigen Vielleicht kann uns da ja schon jemand helfen.

Liebe Grüße,
Lisa

Hi Lisa!

Na, da habt ihr euch ja was vorgenommen...ich kann da nichts zu beitragen. Im Ultralauf-Forum gibt es diesen Faden, in dem es um die Organisation eines eigenen Ultralaufs geht und dort wird auch über die organisatorischen Belange viel berichtet. Solltest du vielleicht mal als Anregung lesen, vieles davon wird euch bei einem Marathon ja ähnlich gehen.

Wenn ich selbst vor so einer Aufgabe stehen würde, dann würde ich mir aus einer Volkslauf-Datenbank (gibt es einige im Netz, einfach googlen) Veranstaltungen heraus suchen, die einen ähnlichen Zuschnitt haben, und einfach die Organisatoren direkt ansprechen. Vielleicht sucht man sich dafür welche raus, die weiter entfernt sind und euch daher nicht als "Konkurrenz" empfinden.

Wann soll euer Marathon denn stattfinden? Und warum gleich ein Marathon, sollte man nicht zum Beginn erstmal was kleineres organisieren und Erfahrungen sammeln? Eine 5km-Runde absperren und auf dieser dann auch einen 10er laufen lassen, ist sicher vom Aufwand her (Straßensperrungen etc) einfacher als ein Marathon, und dann auch noch mit abweichendem Startpunkt für den HM.

2000 Läufer sind schon eine stattliche Zahl, die muss man erstmal zusammen bekommen. Evtl. seid ihr dafür schon (zu?) spät dran, wenn es dieses Jahr stattfinden soll.

Viel Glück, Gruß
Rheinostfriese

Wie ist denn Eure versammelte Wettbewerbs-Lauferfahrung?

Bei uns in der Gegend wurde ein Lauf organisiert, bei dem man davon ausgehen musste, dass die "Entscheider" keine Läufer sind.

- Auf den Plakaten stand alles, aber nicht die angebotenen Distanzen
- Weder auf Plakaten noch der Internetseite ein Wort zu Umkleiden und Duschen, gleichzeitig sollte es hinterher eine Art gemeinsames Grillen geben (Startort war keine Schule o.ä.)
- Text nach dem Motto "Zeitnahme gibt es nicht. Wir versuchen aber die 3 schnellsten Männer und Frauen zu identifizieren"
- Krönung ein dicker hinweis nach dem Motto: "Es handelt sich um einen Spaßlauf. Schnelle Läufer sind ebenfalls willkommen, diese müssen aber Rücksicht auf die langsameren Läufer nehmen.

So hätte das nicht ausgesehen, wenn die Organisatoren selbst ein wenig Erfahrung bei Läufen gesammelt hätte. Wie die schnellen Läufer Rücksicht auf die langsamen nehmen sollen, frage ich mich noch heute...


Die 2.000 Teilnehmer halte ich für utopisch. Lübeck hatte im 8. Jahr 4.000 Teilnehmer und das durch die Aufteilung auf ganz viele Wettbewerbe...

Hallo Lisa,

Interessantes Projekt. Ich habe zwar keine Erfahrung mit der Orga eines Marathons, aber mit anderen Sportveranstaltungen.

Ich will deine Fragen mit Gegenfragen beantworten, die dir vllt. helfen können eure Vorhaben zu organisieren. An das meiste habt ihr mit Sicherheit schon gedacht, nehme ich mal einfach an.

Rheinostfriese hat ja schon gefragt, wann die Veranstaltung stattfinden soll bzw. wieviel Zeit für die Organisation bleibt?
Finden zu dieser Zeit in der Nähe andere Veranstaltungen (nicht nur laufen) statt?
Weiterhin wäre es interessant zu wissen, wo die Veranstaltung stattfindet? Eher urbane Umgebung, eher ländlich oder gar in der Provinz?
Könnt ihr eine attraktive und sichere Strecke bieten?
Bei einer Strecke durch die Pampa werden vermutlich weniger Zuschauer kommen als wenn ihr eine Strecke durch die Stadt oder einzelne Dörfer (in denen ihr womöglich diverse Stimmungsnester installieren könnt) gestaltet?
Wollt ihr euer Aktivitäten (Stände, Essens-/Getränkeverkauf, usw.) nur auf das Veranstaltungsgelände beschränken oder könnt ihr entlang der Strecke in sogenannten Stimmungsnestern verkaufen?
Wie sieht das Rahmenprogramm aus?
Habt ihr euch entsprechende Gedanken zu Streckensicherung, polizeilichen und behördlichen Auflagen, Sanitätern, Duschen/Umkleide, etc. gemacht und könnt die Kosten/Aufwände dafür bewerten?
Habt ihr genug Helfer?
Usw...

Ihr wollt die Kosten klein halten? Erster Ansatz hier wäre für mich zu versuchen einen oder mehrere zahlungswillige Sponsor/en zu akquirieren.
Je nach Verhandlungsgeschick könnt ihr so vielleicht sogar auf Start- und/oder zumindest Standgebühren verzichten, oder diese zumindest klein halten, was wieder mehr Läufer anlocken könnte.

Dass ihr den Lauf natürlich auch bewerben solltet, muss ich vermutlich nicht erwähnen.

Bin mal gespannt auf deine Antwort.

Das hier könnte ein echt lehrreicher Thread werden, auch für andere.

MfG
Mike

nur mal schnell gegoogled:

Selfmade-Laufveranstalter: "Der Aufwand ist ganz schön groß" - Alles rund um Marathon, Laufen, Joggen, Abnehmen, Ernährung

Eine Laufveranstaltung organisieren +++ Ablaufplan und Ratgeber

www.steeple.de - Das deutschsprachige Leichtathletik-Online-Magazin

Hallo Zusammen

Vielen Dank erst mal für eure Schnellen Antworten und guten Anregungen.

Im Allgemeinen: Das Projekt haben wir so zugeteilt bekommen und konnten uns leider nicht aussuchen, was für ein Event wir Planen sollen. So haben wir Thema Marathon bekommen. Im Grunde soll ein Zeitplan für die Organisation und die Grundlegenden Dinge auf fiktiver Ebene Organisiert werden. Fiktiv aber sehr detailgetreu, es Handelt sich schließlich um eine nicht ganz unscheinbare Note in unserem Studium. Diese Planung müssen wir bei einem Vortrag mit vielen bekannten Unternehmen der Region im Publikum vorstellen. Hierbei können sich die Unternehmen überlegen eine der vielen Gruppenarbeiten in die Tat umzusetzen.

@Rheinostfriese: Das mit dem anschreiben anderer Organisatoren finde ich eine sehr gute Idee, wobei ich leider auf sehr geringen Beistand hoffe... Meist gehen solche Anfragen unter oder sie möchten dem ganzen keine Zeit widmen. Ich werde es aber dennoch versuchen und einige anschreiben und auf das beste hoffen.
Diese Laufdatenbanken haben wir schon entdeckt und sie haben uns bereits im groben weiter geholfen. Nur leider sind sie eben wenig detailiert....
Der Lauf soll nächstes Jahr im Frühling stattfinden. und die Early-Bird Anmeldungen Ab Herbst angenommen werden, also haben wir noch etwas Zeit ;)

@ Ruca Wir haben leider nicht die großte Laufwettbewerbs Erfahrung, zwei von uns haben bereits an einem Marathon Teilgenommen. Jedoch rechechieren wir sehr viel und hoffen das damit wieder Wett zu machen.
Die von dir Oben genannten Dinge haben wir zum Glück schon beachtet . Es ist eben auch ein bisschen Erfahrung in Veranstaltungsplanung nötig...
Ich hoffe du hattest trotzdem etwas Spaß bei dem Lauf! Ich nehme auch gerne noch weitere Tipps für nicht ganz so Erfahrene entgegen ;) Aus schlechten Erfahrungen kann man ja doch einiges lernen

@ Mike Star
Wir haben quasi schon sehr viel der Planung stehen. Laufstrecke ist schon organisiert. Am Sponsoring arbeiten wir gerade. Und eine Kostenplanung versuchen wir auch aufzustellen, wobei es eben ohne Bestimmte Erfahrungswerte sehr schwierig ist...
Die Strecke ist im Raum Freiburg, in einem der Nachbardörfer und in diesem Jahr und Zeitpunkt gibt es keine Konkurrenz ;) Wir können auch viele Besucher locken, mit insgesamt 11 Wein und Geschmackserlebnissen entlang der Strecke neben dem Hauptrahmenprogramm am Ziel.
Woran wir aber auch noch ein bisschen scheitern ist, wie viel Zeit wir zwischen Start und Zieleinlauf einplanen sollen, bzw wie wir schätzen können wann die Läufer an bestimmten Ortschaften vorbei laufen.
Streckensicherung und Duschen und Umkleiden ist auch in Planung. Wird auf die örtlichen zu Fuß erreichbaren Schulen und Sportplätze verteilt.
Mein Planungsfeld ist bei dem Rahmenprogramm. Weshalb mir auch sehr die organisation von den Food und Beverage Leistungen am Herzen liegt. Hierbei haben wir uns auch darauf geeinigt eben Standgebühren zu verlangen und über eine Gewinnbeteiligung nachgedacht. Aber in welchem Kostenrahmen sich so etwas Abspielt
Gibt es Livebands auf der Hauptbühne Während die Runner im Ziel ankommen bzw loslaufen?
Sind kleine Showeinlagen von zum Beispiel Ortansässigen Tanzschulen Sinnvoll?
Gibt es etwas bestimmtes im Rahmenprogramm auf das auf keinen Fall verzichtet werden darf?
Kommt eine Nudelparty NACH dem Lauf gut an, oder wäre so etwas eher davor gewünscht?
Wie gesagt mit wie vielen Besuchen kann ich rechnen und wie könnten sich diese Verteilen entlang der Strecke?
Oh ich glaube da fallen mir noch ganz viele Fragen zu dem Thema ein


Es gibt zum Veranstaltungsplanen eine ganze Reihe von Checklisten, mit denen man arbeiten kann, damit auch nichts vergessen wird. Jedoch helfen oft auch nicht weiter bei der Beschaffung einzelner Informationen. Aber ein muss für jeden, der mal sowas zu organisieren

Liebe Grüße,
Lisa

In Deutschland gibt es etwa 10 Marathons, die in die Größenordnung von 2.000 TeilnehmerInnen kommen. Das mit einem neuen Marathon kurzfristig zu erreichen halte ich für völlig unrealistisch. Zumal die wenigsten TeilnehmerInnen bei einem Marathon kurzfristig entscheiden, teilzunehmen, da die die Vorbereitung ja erheblich ist. Ein neuer Marathon, der über einen Insider-Kreis hinaus TeilnehmerInnen finden will, sollte daher m.E. mindestens ein Jahr vorher öffentlich bekannt gemacht und beworben werden.

@ Kalue okay wow. Ich glaube dann müssen wir uns darüber noch einmal ernsthaft Gedanken über die Teilnehmerzahl machen. Jedoch haben hätten wir einen großen Sponsor, der über viele Vertriebswege und gutes Marketing verfügt, sodass wir darüber viele TN bekommen können. Desweiteren ist der in Freiburg stattfindende Freiburg marathon nur 2 jährig und wir wären quasi das Gegenstück dazu. Im ersten Jahr des Freiburgmarathon waren schon über 3.500 Teilnehmer angetreten. Natürlich nicht alle für den vollen Marathon, doch auch bei uns gibt es einen Halbmarathon eine Nordic Walking Strecke und den Vollen Marathon. Aber ich werde es auf jedenfall einmal in unserer Projektgruppe ansprechen. Vielen dank für das Feedback !


@ binoho Danke für die Denkanstöße Es beruhigt mich zu sehen, dass wir ziemlich alles der aufgelisteten Sachen schon beachtet bachen

papiliosus hat geschrieben: @ Ruca Wir haben leider nicht die großte Laufwettbewerbs Erfahrung, zwei von uns haben bereits an einem Marathon Teilgenommen. Jedoch rechechieren wir sehr viel und hoffen das damit wieder Wett zu machen.
Die von dir Oben genannten Dinge haben wir zum Glück schon beachtet . Es ist eben auch ein bisschen Erfahrung in Veranstaltungsplanung nötig...
Ich hoffe du hattest trotzdem etwas Spaß bei dem Lauf! Ich nehme auch gerne noch weitere Tipps für nicht ganz so Erfahrene entgegen ;) Aus schlechten Erfahrungen kann man ja doch einiges lernen

Bei dem angesprochenen Lauf war ich aus den erwähnten Gründen nicht dabei- es gibt ja genügend Alternativen.

Die fehlenden Infos auf dem Plakat hatten mich skeptisch gemacht, die Sachen auf der Homepage hatten mir dann endgültig jedes Interesse genommen.


Achja, eine Sache noch: Lasst Ihr die Strecke offiziell vermessen? Macht für viele Läufer einen großen Unterschied.

papiliosus hat geschrieben: ´Da es ein Charity Lauf sein soll heißt es Kosten klein und Einnahmen groß zu halten. Liebe Grüße,
Lisa

So was würde mich persönlich abschrecken, übersetzt heißt das nichts anderes," Du Läufer sollst viel zahlen und wenig dafür an Gegenwert bekommen"
denn ich bin ungern eine Melkkuh.
Ich bin gerade den Mainz Marathon mitgelaufen, interessant war ein Artikel in der Mainzer Allgemeinen Zeitung über den Marathon ( Veranstalter gab an ca 9000 Anmeldungen verteilt auf Halbmarathon, Staffel - und Einzelläufermarathon als auch Kinderläufe
dieser Artikel stand mal ganz im Zeichen der Finanzen,
fand ich ziemlich ungewöhnlich laufe seit deutlich über 30 Jahren Marathon und lese auch Artikel gerne
" Läufer steuern 350 000€ bei" war die Überschrift
das Gesamtetat beträgt 600 000€, die Läufer zahlen mit Ihren Beiträgen 350 000€, den Rest tragen die Sponsoren, der Hauptkostenanteil fällt auf Streckenabsperrungen und Beschilderung, das fand ich interessant, dass hier die Stadt wohl offenbar kräftig zulangt , der volkswirtschaftliche Nutzen der Veranstaltung wird mit 1,5 Mio an Kaufkraft beziffert, 70% der TN kämen von auswärts und würden übernachten

Hallo papiliosus,
ein höchst ambitioniertes Projekt in der gegebenen Zeit !
Tipp: besucht möglichst viele Läufe in der Umgebung und schaut Euch die Organisation der Veranstaltung von der Bewerbung bis hin zum Aufräumen nach Lauf-Ende genau an...es geht nichts über OFFENE AUGEN !
Horcht Euch auch bei den Teilnehmern um...was war gut, worüber wird gemeckert ?

Wo die Zuschauer wann stehen ?
Überlege doch einfach mal anhand Eures Streckenlayouts wo DU hingehen/hinfahren würdest, wenn DU jemanden innerhalb der 3 oder 4 oder 5 Stunden anfeuern bzw sehen wolltest (von den statischen Stimmungsnestern mal abgesehen).
Genau so, werden es wahrscheinlich 3/4 aller Zuschauer machen.

Viel Erfolg

Bio hat geschrieben:...der Hauptkostenanteil fällt auf Streckenabsperrungen und Beschilderung, das fand ich interessant, dass hier die Stadt wohl offenbar kräftig zulangt

Ich denke, dass das nicht wirklich ein "zulangen" ist - zumindest soweit ich es beobachte (kürzlich beim HH-Marathon, heute bei einem kleineren Laufevent an der City-Nord in Hamburg) werden die Absperrungen durch private Unternehmen durchgeführt, und die wollen damit natürlich genauso Geld verdienen, als würden sie eine Baustelle oder sonst etwas an der Straße absperren. Ich denke, dass die Gebühren, die die Behörden nehmen, daran eher den geringeren Anteil verschlingen.

2000 ist ja eine amtliche Zahl

wenn ich mir die Veranstaltungen von BMS hier in Hamburg anschaue, die jahrelang Erfahrung beisteuern und das ganze sehr professionell aufziehen... da sind bei der Winterlaufserie 500-800 regelmäßig, Wilhelmsburger Insellauf im April über 5/10/21 ca. 2000 (incl der Schülerlläufe!), bei den Sommerläufen (Veddel, Wilhelmsburg etc.) auch mal nur 200 Läufer
Und die haben einen sehr hohen Bekanntheitsgrad "in der norddeutschen Lauf-Szene", also keine Newcomer

je länger der Lauf, desto weniger Teilnehmer, vielleicht so noch als Mantra. 5km Läufer findet Ihr auch auf dem platten Land, 10 wird schon weniger, 21 noch weniger und 42 nochmal weniger.

2000 aus dem Boden stampfen? Viel Erfolg, halte ich nur für relativ unrealistisch.
Egal wie toll Sponsoring, Werbung, Strecke, Medaille und Co. sind

5-10 dürften übrigens noch relativ einfach abzusperren sein, ev. sogar ohne riesen Genehmigungsaufwand, Strassensperrungen, Polizei etc.
21-42 schon um ein vielfaches mehr... es sei denn, es geht 10x um den See herum
was übrigens nicht unrealistisch ist, die meisten 100MC Veranstaltungen sind ja ähnlich aufgebaut - durchaus erfolgreich, aber halt auch mit deutlich weniger Aufwand, "weniger prestige" für viele als ein "großer Stadtmarathon" = und dann fast zwangsläufig natürlich auch mit weniger Teilnehmern.

RS und Co. nehmen wir mal nicht als Vergleichsmaßstab ;)

Muss es unbedingt ein Marathon sein, oder könnt ihr noch auf einen Firmenlauf umschwenken?

Die sind normalerweise 5 - 10 km lang und ziehen viel mehr Leute als die ganz langen Kanten.

Auch wenn es sich nur um eine "fiktive" Projektarbeit handelt, denke ich auch, dass 2000 Teilnehmer für einen - aus dem Boden gestampften - Marathon unrealistisch sind. Sollte es darum gehen, dass die Realisierbarkeit des Events auch bewertet wird und die 2000 Tln. nur durch den Marathon gestemmt werden sollen, wandelt ihr - meiner Meinung nach - auf dünnem Eis. Sinnvoller wären da zusätzliche Rahmenrennen über 5 und/oder 10km um die Teilnehmer hochzubekommen. Alternativ: eine Strecke von 5.4 oder 10.8km und jeder kann entscheiden ob er 1, 2, 4 oder 8 Runden laufen will. Wenn die Sponsoren dann noch je gelaufene Runde Spenden erhöhen, macht das wmgl. mehr Sinn.

Außerdem ist Papier geduldig. In der Theorie mag euer Konzept schön aussehen, in der Praxis könnte es durchaus anders ausgehen, z.B. bei schlechtem Wetter am Veranstaltungstag.

[OT] Ich hoffe die Rechtschreibung in der Präsentation ist besser als hier [/OT]

Für die Durchführung einer Veranstaltung in der Größenordnung (personell und finanziell) würde ich mir zunächst Gedanken über die Haftung machen. Für Privatpersonen kann das sehr schnell den Ruin bedeuten.

papiliosus hat geschrieben:Wir können auch viele Besucher locken, mit insgesamt 11 Wein und Geschmackserlebnissen entlang der Strecke

Sorry, das klingt utopisch.

Die Läufer fallen unterwegs als Kunden ja raus. Also bleiben nur die Besucher. Ihr geht von 2,5 pro Läufer aus, also 5.000 Besucher.

Wieviele davon erwartet Ihr an sagen wir mal Kilometer 27,5? Und wieviele kaufen sich an dem Stand dort einen Wein? Da wird ein Händler kaum auf seine Kosten kommen - selbst bei kostenloser Standmiete...

Woran wir aber auch noch ein bisschen scheitern ist, wie viel Zeit wir zwischen Start und Zieleinlauf einplanen sollen, bzw wie wir schätzen können wann die Läufer an bestimmten Ortschaften vorbei laufen.

Ich denke, Ihr habt Läufer, die schonmal an einem Marthon teilnahmen, im Orga-Team. Die sollten wissen, wie lange üblicherweise ein Marathon dauert. Wann der letzte Läufer durchkommt, entscheidet Ihr selbst, ihr schreibt den Wettbewerb aus und schickt den Besenwagen los... und auch wann der erste Läufer durchkommt, entscheidet Ihr. Mit Preis- oder Antrittsgeldern werden auch schnelle Läufer angelockt...

Gibt es Livebands auf der Hauptbühne Während die Runner im Ziel ankommen bzw loslaufen?

Dahin gehört zu diesen Zeitpunkten meiner Meinung nach ein Moderator.

Sind kleine Showeinlagen von zum Beispiel Ortansässigen Tanzschulen Sinnvoll?

Wenn Ihr Zuschauer habt, die sich nicht für den Lauf interessieren...

Gibt es etwas bestimmtes im Rahmenprogramm auf das auf keinen Fall verzichtet werden darf?

Musikalische Unterstützung für die Läuer auf der Strecke.

Kommt eine Nudelparty NACH dem Lauf gut an, oder wäre so etwas eher davor gewünscht?

Wenn dann am Tag vorher...
aber diese Frage hätten eigentlich Eure Marathonläufer beantworten müssen...